HƯỚNG DẪN QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

CÁC DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP

Để giúp cho các Doanh nghiệp mới thành lập thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về việc thực hiện quyết toán thuế TNCN, đề nghị các Doanh nghiệp tham khảo một số nội dung cơ bản liên quan đến Doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2018, cụ thể như sau:

I. Các văn bản hiện hành về thuế TNCN áp dụng cho năm 2018:

- Luật số 04/2007/QH12, Luật số 26/2012/QH13, Luật số 71/2014/QH13

- Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, Nghị định số 91/2014/NĐ-CP, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP

- Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính .

- Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính

- Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

- Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính.

- Thông tư số 128/TT-BTC ngày 05/9/2014 của Bộ Tài chính

          II. Một số nội dung liên quan đến Doanh nghiệp thực hiện Quyết toán thuế TNCN:

          1. Doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNCN:

 Doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền.

Như vây, nếu Doanh nghiệp đã trả thu nhập cho Người lao động trong năm thì dù có phát sinh số thuế TNCN phải nộp hay không cũng phải Quyết toán thuế TNCN. 

 2. Doanh nghiệp không phải khai quyết toán thuế TNCN:

- Các Doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương tiền công cho Người lao động thì không phải quyết toán thuế TNCN

- Doanh nghiệp trả thu nhập giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì Doanh nghiệp không thực hiện quyết toán thuế TNCN, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo mẫu số 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

3.  Ủy quyền quyết toán thuế TNCN

3.1. Cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế qua doanh nghiệp trả thu nhập gồm:

- Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại doanh nghiệp đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10% mà cá nhân đó không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Trường hợp Doanh nghiệp trả thu nhập có số lượng lớn người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì Doanh nghiệp trả thu nhập có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền trong đó phản ánh đầy đủ các nội dung tại mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu, nội dung trong danh sách.

Lưu ý:

- Doanh nghiệp trả thu nhập chỉ thực hiện nhận ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ Doanh nghiệp trả thu nhập (trừ trường hợp các doanh nghiệp trong năm có chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi và trường hợp người lao động điều chuyển giữa các Doanh nghiệp trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ - con, Trụ sở chính và chi nhánh).

- Cá nhân được Doanh nghiệp sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện),bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động theo hướng dẫn tại Khoản 2, Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Cá nhân ủy quyền cho Doanh nghiệp trả thu nhập quyết toán thay theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC , kèm theo bản chụp hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

3.2. Doanh nghiệp cần biết các cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

- Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền quy định tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được Doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho Doanh nghiệp trả thu nhập (trừ trường hợp Doanh nghiệp trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không làm việc tại Doanh nghiệp đó.

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.

- Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn người lao động thuộc diện phải QTT nếu không thuộc diện ủy quyền cho Doanh nghiệp quyết toán thay thì thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với Cơ quan thuế.

4. Thủ tục hồ sơ quyết toán thuế TNCN của Doanh nghiệp

4.1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Hồ sơ khai QTT TNCN năm 2018 thực hiện theo hướng dẫn tại Điểm b.2.1, Khoản 2, Điều 21; Khoản 6, Khoản 7, Điều 24; Phụ Lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC:

Doanh nghiệp trả thu nhập đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công khai quyết toán thuế theo các mẫu sau:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

- Bảng kê mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

- Bảng kê mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

- Bảng kê mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

Lưu ý:

- Tại bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN và 05-2/BK-QTT-TNCN phải đảm bảo 100% NNT có mã số thuế.

- Các Doanh nghiệp trả thu nhập khi kê khai quyết toán thuế điền đầy đủ các thông tin sau: địa chỉ chính xác để liên hệ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Không khấu trừ số thuế TNCN đã nộp tại nước ngoài khi kê khai quyết toán tại qua cơ quan chi trả thu nhập.

4.2. Nơi nộp hồ sơ

Nơi nộp hồ sơ QTT TNCN năm 2018 đối với TCTTN từ tiền lương, tiền công thực hiện theo hướng dẫn tại điểm c, khoản 1, Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ QTT TNCN tại Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế trực tiếp quản lý, cụ thể:

- Doanh nghiệp là cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại CQT trực tiếp quản lý Doanh nghiệp.

4.3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế

- Doanh nghiệp chi trả thu nhập phải quyết toán theo năm dương lịch thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2018 chậm nhất là ngày 31/03/2019.

- Doanh nghiệp trả thu nhập chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm) kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản

4.4. Thời hạn nộp tiền thuế: Thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế.

4.5. Khai và nộp Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2018 bằng phương thức điện tử.

Doanh nghiệp trả thu nhập có sử dụng chữ ký số: Sử dụng phần mềm HTKK hoặc iHTKK để thực hiện việc khai hồ sơ quyết toán. Truy cập vào cổng thông tin điện tử: http://www.nhantokhai.gdt.gov.vn để gửi hồ sơ quyết toán thuế cho CQT .

III. Một sô nội dung lưu ý khi xác định số thuế TNCN đối với thu nhập là tiền lương, tiền công.

1. Căn cứ tính thuế đối với Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công:

  Biểu thuế suất thuế TNCN theo Điều 22 Luật Thuế TNCN:

1.1. Thu nhập chịu thuế: Thu nhập chịu thuế được xác định theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014; Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính;

Doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

Thu nhập chịu thuế phải quyết toán năm 2018 là tổng thu nhập từ tiền lương tiền công mà cá nhân thực nhận từ 01/01/2018 đến 31/12/2018.

- Đối với khoản tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) không bao gồm: khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại đó.

- Trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì thu nhập chịu thuế căn cứ vào tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước và các dịch vụ khác tính theo tỷ lệ giữa diện tích cá nhân sử dụng với diện tích trụ sở làm việc.

- Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả thay tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuế nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo (nếu có) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.

- Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế được tổng hợp tại Danh mục tổng hợp các khoản phụ cấp, trợ cấp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành làm cơ sở xác định thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công (tham khảo thêm thông tin tại Công văn số 1381/TCT-TNCN ngày 24/4/2014 của Tổng Cục Thuế)

1.2. Các khoản giảm trừ:

 Các khoản giảm trừ được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Điều 15 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân:

 Người nộp thuế có nhiều nguồn thu nhập thì lựa chọn tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một nơi. Trường hợp trong kỳ tính thuế cá nhân cư trú chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân hoặc tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân chưa đủ 12 tháng thì được tính đủ 12 tháng nếu thực hiện quyết toán thuế theo quy định.

- Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc:

Việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng được tính kể từ tháng có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính, cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

 Người phụ thuộc đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định tại điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2014/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thì được tính giảm trừ gia cảnh trong năm 2017, kể cả trường hợp người phụ thuộc chưa được cơ quan thuế cấp MST.

 Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

- Điều kiện để xác định người khuyết tật, không có khả năng lao động là người phụ thuộc:

 Người khuyết tật, không có khả năng lao động theo hướng dẫn tại tiết đ.1.1, điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính là những người thuộc diện điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh hiểm nghèo và không có khả năng lao động.(thảm khảo thêm thông tin tại Công văn số 6383/BTC-TCT ngày 18/5/2015 của Bộ Tài chính về việc xác định cá nhân mắc bệnh hiểm nghèo được xét giảm thuế thu nhập cá nhân)

2. Cách tính Thu nhập tính thuế bình quân tháng

Thu nhập tính thuế bình quân tháng  được xác định bằng tổng thu nhập cả năm (12 tháng) trừ (-) tổng các khoản giảm trừ của cả năm sau đó chia cho 12 tháng, cụ thể như sau:

Ví dụ : Năm 2018, Ông A là cá nhân cư trú có thu nhập trong 06 tháng đầu năm là 20 triệu đồng/tháng; trong 06 tháng cuối năm Ông A có phát sinh thu nhập của 05 tháng là 10 triệu đồng/tháng và có 01 tháng không phát sinh thu nhập. Trong năm 2018 Ông A có tính giảm trừ cho bản thân và 01 người phụ thuộc ngoài ra không có khoản thu nhập nào khác. Như vậy, nếu cuối năm Ông A thuộc diện QTT thì thu nhập tính thuế bình quân tháng trong năm 2018 được xác định như sau:

Tổng thu nhập chịu thuế năm 2018: (20 triệu đồng x 6 tháng) + (10 triệu đồng x 5 tháng) = 170 triệu đồng.

Tổng các khoản giảm trừ năm 2018: (9 trđ + 3,6 tr đ) x 12 tháng = 151,2 tr đ.

Thu nhập tính thuế năm 2018: 170 tr đ  - 151,2 tr đ = 18,8 triệu đồng

Thu nhập tính thuế bình quân tháng năm 2018: 18,8 tr đ: 12 tháng = 1,57 tr đ.

Như vậy là thuộc bậc 1: = Thu nhập tính thuế * 5% = 1.570.000 đồng * 5% = 78.500 đồng

=> Thuế TNCN phải nộp cả năm = 78.500 x 12 tháng = 942.000 đ

Trường hợp cá nhân cư trú là công dân của quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định với Việt Nam về tránh đánh thuế hai lần và ngăn ngừa việc trốn lậu thuế đối với các loại thuế đánh vào thu nhập thì nghĩa vụ thuế TNCN được tính từ tháng đến Việt Nam trong trường hợp cá nhân lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam đến tháng kết thúc Hợp đồng lao động và rời Việt Nam (được tính đủ theo tháng).

Ví dụ: Năm 2018, ông D là công dân của Nhật Bản đến Việt Nam lần đầu tiên vào ngày 05/3/2018 theo Hợp đồng làm việc tại Công ty X, đến ngày 25/11/2018 ông D kết thúc Hợp đồng làm việc tại Công ty X và rời Việt Nam. Hàng tháng ông D nhận được tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công (từ công ty tại Việt Nam và tại Nhật Bản trả) là 70 triệu đồng/tháng. Ông D không kê khai người phụ thuộc. Từ ngày 05/3/2018 đến 25/11/2018, ông D có mặt tại Việt Nam là 265 ngày: Như vậy, năm 2018 ông D là cá nhân cư trú tại Việt Nam. Trước khi rời Việt Nam ngày 25/11/2018, ông D thực hiện quyết toán thuế TNCN tại Việt Nam như sau:

 Tổng thu nhập chịu thuế năm 2018: 70 triệu đồng x 9 tháng = 630 triệu đồng

Khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân ông D năm 2018: 9 triệu đồng x 9 tháng = 81 triệu đồng.

Thu nhập tính thuế năm 2018: 630 triệu đồng - 81 triệu đồng = 549 triệu đồng

Thu nhập tính thuế bình quân tháng năm 2018: 549 tr ồng: 9 tháng = 61 tr đồng.