QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ THUẾ THAY ĐỔI, BỔ SUNG; QUI TRÌNH XỬ LÝ TỜ KHAI VÀ KẾ TOÁN THUẾ;
QUI TRÌNH ĐÔN ĐỐC KÊ KHAI VÀ XỬ PHẠT VI PHẠM VỀ KÊ KHAI THUẾ;
QUI TRÌNH  ĐÔN ĐỐC THU NỢ VÀ CƯỠNG CHẾ THUẾ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1800/2004/QĐ-HTQT ngày 3 tháng 12 năm 2004
của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

PHẦN MỘT: QUI ĐỊNH CHUNG

I/ MỤC ĐÍCH CỦA QUI TRÌNH:

- Đảm bảo thi hành đúng pháp luật thuế.

- Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật về thuế của tổ chức và cá nhân sản xuất kinh doanh, thực hiện nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời các khoản thu theo chế độ quy định vào Ngân sách Nhà nước.

- Nâng cao năng lực quản lý của cơ quan Thuế theo pháp luật và cải cách hành chính thuế.

II/ PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH CỦA QUI TRÌNH:

Qui trình này áp dụng cho Cục thuế trong quản lý thuế đối với các doanh nghiệp thực hiện cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế.

III/ THUẬT NGỮ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG QUI TRÌNH:

ĐTNT: Đối tượng nộp thuế (là các doanh nghiệp thực hiện cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế).

TK-TN: Tự khai, tự nộp thuế.

GTGT: Giá trị gia tăng.

TNDN: Thu nhập doanh nghiệp.

NSNN: Ngân sách nhà nước.

Phòng quản lý thuế theo mô hình chức năng: Phòng Quản lý TK-TN.

Ngày: là ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ, ngày lễ, tết theo qui định của Nhà nước.

PHẦN HAI: NỘI DUNG CỦA QUI TRÌNH

A/ Các qui trình :

I. Qui trình Đăng ký thuế thay đổi, bổ sung (kèm theo 3 mẫu của phụ lục 1 từ  số 01ĐK-TKTN đến 03ĐK-TKTN)

II. Qui trình Xử lý tờ khai thuế và kế toán thuế (kèm theo 7 mẫu của phụ lục 2 từ  số 01XLTK-TKTN đến 07XLTK-TKTN)

III. Qui trình Đôn đốc kê khai và xử phạt vi phạm về kê khai thuế (kèm theo 6 mẫu của phụ lục 3 từ  số 01TK-TKTN đến 06TK-TKTN)

IV. Qui trình Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế (kèm theo 13 mẫu của phụ lục 4 từ  số 01TN-TKTN đến 13TN-TKTN)

B/ Các bộ phận, đối tượng tham gia thực hiện qui trình:

Căn cứ vào các qui định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các phòng và phòng quản lý TK-TN ở Cục thuế, các phòng, đối tượng trực tiếp tham gia thực hiện qui trình quản lý thuế đối với doanh nghiệp thực hiện cơ chế tự khai, tự nộp thuế bao gồm:

- Lãnh đạo Cục thuế.

- Phòng Hành chính- Quản trị- Tài vụ: Bộ phận nhận hồ sơ thuế.

- Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế.

- Phòng quản lý TK-TN tổ chức theo mô hình chức năng gồm :

    o Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT,

    o Tổ Xử lý tờ khai và Tổng hợp,

    o Tổ Thu nợ và cưỡng chế thuế,

    o Tổ Thanh tra, kiểm tra thuế.

C/ Các văn bản của cơ quan Thuế gửi ĐTNT.

1/ Lãnh đạo Cục thuế ký các thông báo, quyết định trước khi gửi cho ĐTNT (mỗi thông báo, quyết định được Lãnh đạo Cục ký, đóng dấu 03 bản (trừ qui định tại qui trình đăng ký thuế): 01 bản gửi ĐTNT, 01 bản lưu tại bộ phận trực tiếp thực hiện, 01 bản lưu tại hồ sơ thuế của ĐTNT ) theo qui định tại các qui trình như sau:

- Qui trình đăng ký thuế thay đổi, bổ sung bao gồm:

    o Giấy chứng nhận đăng ký thuế

    o Thông báo mã số thuế

    o Thông báo chuyển địa điểm, Bảng tình hình kê khai nộp thuế của ĐTNT chuyển địa điểm

- Qui trình đôn đốc kê khai và xử phạt vi phạm về kê khai thuế bao gồm:

    o Quyết định xử phạt vi phạm hành chính,

    o Thông báo ấn định số thuế phải nộp.

- Qui trình đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế bao gồm:

    o Quyết định phạt nộp chậm tiền thuế,

    o Quyết định có liên quan đến cưỡng chế thuế.

2/ Cục trưởng Cục thuế uỷ quyền cho phụ trách phòng quản lý TK-TN ký các thông báo trước khi gửi cho ĐTNT (mỗi thông báo được ký, đóng dấu 02 bản: 01 bản gửi ĐTNT, 01 bản lưu tại bộ phận trực tiếp thực hiện) theo qui định tại các qui trình như sau:

- Qui trình đăng ký thuế thay đổi, bổ sung:

    o Thông báo đôn đốc kê khai đăng ký thuế thay đổi, bổ sung,

    o Thông báo chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ đăng ký thuế. 

- Qui trình xử lý tờ khai thuế và kế toán thuế:

    o Thông báo tờ khai thuế không hợp lệ,

    o Thông báo sửa lỗi tờ khai thuế.

- Qui trình đôn đốc kê khai và xử phạt vi phạm vê kê khai thuế:        

    o Thông báo nhắc nộp tờ khai thuế.

- Qui trình đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế:

    o Thông báo nhắc nộp tiền thuế.

I/ QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ THUẾ  THAY ĐỔI, BỔ SUNG

1- Hướng dẫn các ĐTNT lập hồ sơ đăng ký thuế khi có thay đổi thông tin về đăng ký thuế

Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT cung cấp mẫu tờ khai đăng ký thuế và hướng dẫn ĐTNT lập, kê khai hồ sơ phù hợp với từng trường hợp thay đổi, bổ sung thông tin về đăng ký thuế hoặc tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp của ĐTNT theo các qui định đăng ký thuế hiện hành.

2- Nhận hồ sơ đăng ký thuế do ĐTNT gửi đến cơ quan thuế

    - Phòng Hành chính của Cục thuế nhận hồ sơ đăng ký thuế do ĐTNT gửi đến cơ quan Thuế chuyển cho Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT của Phòng quản lý TK-TN ngay trong ngày hoặc chậm nhất sau 1 ngày; hoặc Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT của Phòng quản lý TK-TN trực tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế do ĐTNT  gửi đến cơ quan Thuế. (tuỳ theo sự bố trí của từng Cục thuế).

    - Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT lập phiếu theo dõi xử lý hồ sơ đăng ký thuế theo mẫu 01ĐK-TKTN phụ lục 1, ghi ngày nhận, người nhận, danh mục tài liệu ngay khi nhận hồ sơ đăng ký thuế. Đồng thời, thông báo cho ĐTNT về thời hạn mà cơ quan Thuế sẽ trả kết quả đăng ký thuế cho ĐTNT.

Thời gian hẹn trả kết quả đăng ký thuế cho ĐTNT chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày cơ quan Thuế nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ của ĐTNT.

3- Kiểm tra, ghi thông tin xác nhận trên hồ sơ  đăng ký thuế

Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT thực hiện việc kiểm tra, ghi thông tin xác nhận trên hồ sơ đăng ký thuế như sau:

    - Kiểm tra ngay khi nhận hồ sơ của ĐTNT. Hồ sơ đăng ký thuế hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ tài liệu kê khai theo qui định về đăng ký thuế và được ký, đóng dấu bởi đại diện pháp luật của doanh nghiệp và kê khai đủ các chỉ tiêu theo hướng dẫn kê khai của cơ quan Thuế. Đồng thời, kiểm tra chi tiết các thông tin kê khai của ĐTNT và đối chiếu các thông tin đó với các tài liệu đính kèm hồ sơ.

Trường hợp khi kiểm tra hồ sơ phát hiện có sai sót, phải liên hệ ngay với ĐTNT để hướng dẫn và yêu cầu ĐTNT chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ. Việc liên hệ được thực hiện qua điện thoại, hoặc đề nghị ĐTNT trực tiếp đến cơ quan Thuế. Đối với trường hợp sai sót nhiều thì trả hồ sơ để ĐTNT kê khai lại.

    - Ghi các thông tin xác định mục lục ngân sách, ngành nghề kinh doanh, loại hình kinh tế của doanh nghiệp,… trên tờ khai đăng ký thuế của ĐTNT tại phần dành cho cơ quan Thuế, ký xác nhận đã kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp trên tờ khai đăng ký thuế và trên phiếu theo dõi xử lý hồ sơ đăng ký thuế.

Thời gian thực hiện kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp tối đa là 2 ngày kể từ ngày Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT nhận được hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp.

    - Chuyển hồ sơ đăng ký thuế đã kiểm tra kèm phiếu theo dõi xử lý hồ sơ cho Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế để nhập và xử lý thông tin đăng ký thuế trên máy tính.

4- Nhập và xử lý thông tin đăng ký thuế  trên máy tính

Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế thực hiện việc nhập và xử lý thông tin đăng ký thuế trên máy tính như sau:

    - Ghi các thông tin trên hồ sơ đăng ký thuế vào máy tính, thực hiện kiểm tra các thông tin đã nhập theo các nguyên tắc được quy định về mã số thuế.

Trường hợp kiểm tra phát hiện thông tin đăng ký thuế của ĐTNT có sai sót, Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế phải thông báo ngay cho Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT, chậm nhất sau 1 ngày kể từ ngày Phòng tin học và xử lý dữ liệu về thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế do Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chuyển sang. Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT có trách nhiệm liên hệ, yêu cầu ĐTNT chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ đăng ký thuế.

    - Xử lý kết quả đăng ký thuế cho các ĐTNT như sau:

        + Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi, bổ sung các thông tin đã đăng ký thuế với cơ quan Thuế nhưng không phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế:  Phòng tin học và xử lý dữ liệu về thuế chỉ thực hiện cập nhật thông tin thay đổi vào hệ thống máy tính chậm nhất sau 1 ngày (kể từ ngày Phòng tin học và xử lý dữ liệu về thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế do Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chuyển sang).

        + Đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế nhưng phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế xử lý và in kết quả đăng ký thuế trình Lãnh đạo Cục ký duyệt, chuyển cho Tổ tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chậm nhất sau 3 ngày (kể từ ngày Phòng tin học và xử lý dữ liệu về thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế do Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chuyển sang).

        + Đối với trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm sang địa bàn do Cục thuế khác quản lý: Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế in Thông báo chuyển địa điểm, trình Lãnh đạo Cục ký duyệt  chuyển cho Tổ tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chậm nhất sau 3 ngày (kể từ ngày Phòng tin học và xử lý dữ liệu về thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đúng và đủ do Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT chuyển sang).

    - Ghi kết quả xử lý đăng ký thuế vào phiếu theo dõi xử lý hồ sơ đăng ký thuế. Đồng thời, chuyển kết quả đăng ký thuế cùng toàn bộ hồ sơ đăng ký thuế đã xử lý và phiếu theo dõi xử lý hồ sơ đăng ký thuế cho Phòng quản lý TK-TN .

5- Trả kết quả đăng ký thuế cho ĐTNT

    - Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT thực hiện trả kết quả đăng ký thuế cho ĐTNT theo đúng thời gian đã thông báo cho ĐTNT.

        + Trường hợp ĐTNT chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn không thuộc Cục thuế quản lý, Tổ tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT phối hợp với Tổ xử lý tờ khai và tổng hợp lập bảng Tình hình nộp thuế của ĐTNT theo mẫu số 09/MST ban hành kèm theo Thông tư 68/2003/TT-BTC ngày 17/7/2003 của Bộ Tài chính để trả kết quả đăng ký thuế cho ĐTNT cùng với Thông báo chuyển địa điểm do Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế chuyển sang.

        + Trường hợp có thay đổi thời gian trả kết quả đăng ký thuế, Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT phải thông báo rõ cho ĐTNT biết nhưng không được quá thời hạn qui định đăng ký thuế hiện hành.

6- Lưu hồ sơ

Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp có trách nhiệm lưu hồ sơ đăng ký thuế thay đổi, bổ sung và các thông báo, giấy chứng nhận đăng ký thuế vào hồ sơ của từng ĐTNT.

7- Lập danh sách các ĐTNT vi phạm quy định đăng ký thuế

Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT hàng tháng phải thường xuyên kiểm tra, phát hiện các ĐTNT có thay đổi thông tin về đăng ký thuế nhưng không thực hiện kê khai với cơ quan Thuế theo qui định để đôn đốc ĐTNT lập hồ sơ kê khai đăng ký thuế thay đổi, bổ sung.

Lập danh sách các ĐTNT vi phạm các qui định đăng ký thuế bao gồm các ĐTNT không kê khai đăng ký thuế thay đổi, bổ sung, kê khai đăng ký thuế chậm so với thời hạn qui định theo mẫu số 02ĐK-TKTN phụ lục 1 chuyển cho Tổ đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế để thực hiện xử  phạt vi phạm theo các qui định hiện hành.

8- Báo cáo danh sách ĐTNT thay đổi đăng ký thuế   

Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT phải lập danh sách các ĐTNT thực hiện cơ chế tự khai, tự nộp thuế có thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng phải cấp lại mã số thuế và các ĐTNT giải thể, phá sản… theo mẫu số 03ĐK-TKTN phụ lục 1 báo cáo phụ trách phòng, trình Lãnh đạo Cục ký, duyệt gửi Tổng cục Thuế trước ngày 10 hàng tháng.  

II/ QUI TRÌNH XỬ  LÝ TỜ KHAI THUẾ VÀ KẾ TOÁN THUẾ  

1. Nhận tờ khai thuế

- Phòng Hành chính thuộc Cục thuế hoặc Phòng quản lý TK-TN (theo sự bố trí của từng Cục thuế) nhận tờ khai thuế và các phụ lục, tài liệu kèm theo tờ khai của ĐTNT và thực hiện các việc sau:

a/ Xác định ngày nộp tờ khai của ĐTNT, ghi ngày nộp tờ khai vào ô “Ngày nộp…” trên tờ khai thuế của ĐTNT.

b/ Ghi sổ theo dõi nhận tờ khai thuế theo mẫu số 01XLTK-TKTN phụ lục 2.

- Phòng Hành chính thuộc Cục thuế hoặc Phòng quản lý TK-TN chuyển tờ khai thuế và các phụ lục, tài liệu kèm theo tờ khai của các ĐTNT cho Tổ xử lý tờ khai và tổng hợp ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sau 1 ngày kể từ ngày nhận tờ khai thuế.

2. Kiểm tra sơ bộ tờ khai thuế:

Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp thực hiện việc kiểm tra sơ bộ tờ khai thuế như sau:

- Kiểm tra sơ bộ tờ khai thuế ngay sau khi nhận được tờ khai. Nội dung kiểm tra sơ bộ bao gồm:

    o Tờ khai thuế phải đúng như mẫu qui định,

    o Tờ khai phải được đóng dấu, ký tên đại diện pháp luật của doanh nghiệp,

    o Các chỉ tiêu trên tờ khai phải kê khai đầy đủ theo đúng hướng dẫn của cơ quan Thuế,

    o Các tài liệu, phụ lục kèm theo tờ khai phải đầy đủ theo qui định.

- Liên hệ và thông báo cho ĐTNT ngay sau khi phát hiện tờ khai không đảm bảo các qui định trên và yêu cầu ĐTNT lập lại tờ khai thay thế gửi cơ quan Thuế. 

Thời gian kiểm tra sơ bộ tờ khai được thực hiện tối đa trong vòng 1 ngày kể từ ngày Tổ xử lý tờ khai và tổng hợp nhận được tờ khai thuế. 

Các tờ khai đảm bảo các qui định trên được nhập và xử lý trên máy tính.

3. Nhập và xử lý tờ khai thuế trên máy tính

Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp thực hiện việc nhập và xử lý tờ khai thuế trên máy tính như sau:

- Nhập và ghi toàn bộ thông tin trên tờ khai thuế và các tài liệu, phụ lục kèm theo tờ khai vào máy tính. Số thuế phải nộp trên tờ khai thuế được hạch toán theo dõi thu nộp theo đúng thời hạn qui định đối với từng loại thuế và kỳ tính thuế.

Căn cứ thông tin số tệp, số hiệu tờ khai do hệ thống máy tính cung cấp, ghi vào phần dành cho cơ quan Thuế trên mỗi tờ khai thuế.

- Thực hiện kiểm tra các chỉ tiêu kê khai trên tờ khai thuế và các tài liệu, phụ lục kèm theo tờ khai để phát hiện các lỗi kê khai sai. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:

    a) Kiểm tra các chỉ tiêu trên tờ khai theo các công thức tính như qui định về hướng dẫn kê khai tờ khai thuế,

    b) Kiểm tra các chỉ tiêu kê khai trên các phụ lục kê khai (nếu có).

Ghi kết quả kiểm tra tờ khai và theo dõi việc thực hiện sửa lỗi kê khai của ĐTNT.

- Lập danh sách tờ khai có lỗi theo mẫu 02XLTK-TKTN phụ lục 2, liên hệ và thông báo các lỗi kê khai cho ĐTNT để yêu cầu ĐTNT chỉnh sửa, bổ sung tờ khai theo qui định.

Thời gian nhập, kiểm tra tờ khai và lập danh sách tờ khai lỗi tối đa là 2 ngày đối với tờ khai thuế GTGT và bản xác định thuế TNDN tạm nộp từng quí và tối đa là 10 ngày đối với tờ khai thuế TNDN năm kể từ  ngày tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp nhận được tờ khai thuế.

4.  Thực hiện xử lý lỗi kê khai

Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp thực hiện xử lý lỗi kê khai như sau:

- Xử lý các tờ khai có lỗi theo các hình thức:

    o Liên hệ điện thoại với ĐTNT để sửa lỗi,

    o Gửi thông báo cho ĐTNT yêu cầu giải trình lỗi kê khai thuế (mẫu số 03XLTK-TKTN phụ lục 2),

    o Yêu cầu ĐTNT đến cơ quan Thuế giải trình các lỗi kê khai thuế.

- Theo dõi các lỗi đã được sửa hoặc được giải trình và cập nhật các thông tin điều chỉnh vào máy tính. Đồng thời, cập nhật các hình thức xử lý các tờ khai có lỗi và kết quả sửa lỗi vào sổ theo dõi lỗi kê khai theo mẫu 02XLTK-TKTN phụ lục 2.

Sau thời hạn qui định mà ĐTNT vẫn chưa thực hiện sửa lỗi, Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp lập danh sách theo mẫu số 04XLTK-TKTN phụ lục 2 chuyển cho các Tổ có liên quan để phối hợp hướng dẫn và đôn đốc.

5. Lưu trữ tờ khai:

- Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp thực hiện lưu trữ các tờ khai và các tài liệu, phụ lục kèm theo tờ khai sau khi đã xử lý theo từng loại tờ khai và kỳ kê khai thuế.

Đóng các tờ khai thành từng tệp để lưu trữ  theo mẫu số 05XLTK-TKTN phụ lục 2.

Các cán bộ thuộc Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp thực hiện việc yêu cầu, đôn đốc ĐTNT sửa lỗi tờ khai thuế có trách nhiệm lưu giữ các tài liệu có liên quan đến việc yêu cầu, đôn đốc ĐTNT sửa lỗi tờ khai theo hồ sơ của từng ĐTNT.

6. Theo dõi thu nộp tiền thuế

Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp theo dõi việc thu nộp tiền thuế như sau:

- Căn cứ chứng từ nộp thuế do Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế nhập vào hệ thống máy tính thực hiện hạch toán số tiền thuế ĐTNT đã nộp vào NSNN để theo dõi việc nộp thuế của ĐTNT.

Trường hợp phát hiện việc hạch toán số thuế đã nộp của ĐTNT có sai sót, Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp liên hệ với Phòng Tin học và xử lý dữ liệu về thuế để thực hiện điều chỉnh hoặc hướng dẫn ĐTNT điều chỉnh hạch toán số tiền thuế nộp theo đúng qui định.

- Lập Sổ theo dõi thu nộp thuế theo mẫu số 06XLTK-TKTN phụ lục 2 để theo dõi tình hình kê khai, nộp thuế và xác định số thuế còn nợ của ĐTNT trong kỳ kê khai của ĐTNT.

Sổ theo dõi thu nộp thuế được lập theo từng tháng và xong trước ngày 15 của tháng tiếp theo.

7. Kế toán thuế của ĐTNT

Tổ  Xử lý tờ khai và tổng hợp  thực hiện hạch toán kế toán thuế của từng ĐTNT, tính số thuế còn nợ, số thuế nộp thừa, số thuế còn được khấu trừ hàng tháng chậm nhất là ngày 5 của tháng tiếp theo.

Số liệu phải đảm bảo  chính xác, đầy đủ và đúng  nghĩa vụ thuế của ĐTNT. Trường hợp cần thiết, thường xuyên hoặc định kỳ, phải tiến hành đối chiếu nghĩa vụ thuế với từng ĐTNT để theo dõi thu nộp và tính nợ, tính phạt, khấu trừ và hoàn thuế của ĐTNT chính xác.

8. Báo cáo tình hình kê khai, nộp thuế

Hàng tháng, căn cứ tình hình kê khai thuế và nộp thuế Tổ xử lý tờ khai và tổng hợp phải lập các báo cáo thống kê thuế và các báo cáo khác theo qui định trong phạm vi quản lý của Phòng quản lý TK-TN.

Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kê khai thuế, Tổ  Xử lý tờ khai và tổng hợp lập các báo cáo kết quả đánh giá tình hình nộp thuế theo theo mẫu số 07XLTK-TKTN phụ lục 2 báo cáo phụ trách phòng, trình Lãnh đạo Cục ký, duyệt gửi Tổng cục Thuế.

III/ QUY TRÌNH ĐÔN ĐỐC KÊ KHAI VÀ XỬ PHẠT VI PHẠM VỀ KÊ KHAI THUẾ

1. Nhắc nhở ĐTNT chậm nộp tờ khai thuế:

Tổ Xử lý tờ khai và Tổng hợp tiến hành lập danh sách những ĐTNT chưa nộp tờ khai theo thời hạn quy định theo mẫu số 01TK-TKTN để rà soát lại các trường hợp chậm nộp tờ khai. Trên cơ sở đó, tiến hành in thư nhắc nộp tờ khai theo mẫu số 02TK-TKTN để gửi cho ĐTNT.

Danh sách ĐTNT chưa nộp tờ khai được lập riêng theo từng loại thuế, từng kỳ kê khai thuế.

Việc in thư nhắc nộp tờ khai phải hoàn thành chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai.

2. Xử phạt vi phạm hành chính về các hành vi liên quan đến nộp tờ khai:

2.1. Đối với hành vi nộp tờ khai quá thời hạn quy định.

Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lập danh sách ĐTNT đã nộp tờ khai nhưng quá thời hạn quy định theo mẫu số 03TK-TKTN. Căn cứ vào ngày ĐTNT nộp tờ khai, tiến hành xác định số ngày nộp tờ khai quá hạn để xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và nhập kết quả xử phạt vào máy tính.

Việc lập danh sách ĐTNT nộp tờ khai quá thời hạn quy định và xử phạt vi phạm hành chính được thực hiện hàng ngày kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai.

2.2. Đối với hành vi không nộp tờ khai.

Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế tiến hành lập danh sách ĐTNT không nộp tờ khai theo mẫu số 04TK-TKTN để xử phạt vi phạm hành chính và nhập kết quả xử phạt vào máy tính.

Việc lập danh sách ĐTNT không nộp tờ khai thuế và xử phạt vi phạm hành chính được thực hiện sau 10 ngày kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai thuế tháng, quý và sau 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai thuế năm.

2.3. Ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về các hành vi vi phạm liên quan đến nộp tờ khai sau khi ban hành phải được giao cho ĐTNT bị xử phạt hoặc thông báo để ĐTNT đến nhận; Trường hợp quyết định xử phạt gửi qua bưu điện phải được gửi bảo đảm để nhận hồi báo của bưu điện làm căn cứ xác định ngày ĐTNT đã nhận quyết định xử phạt.

3. Ấn định số thuế phải nộp do không nộp tờ khai:

Sau 10 ngày làm việc kể từ  ngày bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi không nộp tờ khai, nếu ĐTNT vẫn không nộp tờ khai, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế xác định số thuế ấn định phải nộp, báo cáo phụ trách phòng trình Lãnh đạo Cục ký và gửi cho ĐTNT theo mẫu số 05TK-TKTN, nhập kết quả ấn định thuế vào máy tính.

Việc ấn định số thuế phải nộp được thực hiện theo quy định của các Luật thuế và các văn bản hướng dẫn hiện hành

Trường hợp sau khi bị ấn định thuế ĐTNT mới nộp tờ khai, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế tiến hành điều chỉnh lại số thuế đã bị ấn định theo số liệu thực tế kê khai của ĐTNT.

4. Chế độ thông tin, báo cáo.

Hàng tháng, căn cứ vào tình hình nộp tờ khai, kết quả xử phạt vi phạm hành chính và ấn định thuế, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải lập các báo cáo thống kê báo cáo phụ trách phòng, trình Lãnh đạo Cục duyệt gửi Tổng cục Thuế:

- Báo cáo kết quả xử phạt vi phạm về nộp tờ khai theo mẫu số 06TK-TKTN.

- Báo cáo về tình hình nộp tờ khai của ĐTNT theo mẫu số 07TK-TKTN.

5. Lưu trữ hồ sơ:

- Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lưu toàn bộ sổ sách, báo cáo, hồ sơ và các tài liệu có liên quan đến việc theo dõi đôn đốc nộp tờ khai và xử lý vi phạm hành chính về kê khai thuế của các ĐTNT.

- Tổ Xử lý tờ khai và tổng hợp lưu Thư nhắc nộp tờ khai thuế, Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và Thông báo ấn định số thuế phải nộp vào hồ sơ của từng ĐTNT.  

IV/ QUY TRÌNH ĐÔN ĐỐC THU NỢ VÀ CƯỠNG CHẾ THUẾ

1. Nhắc nhở nộp thuế

Tổ Xử lý tờ khai và Tổng hợp lập danh sách các ĐTNT đã quá hạn nộp thuế theo quy định nhưng vẫn chưa nộp hoặc chưa nộp đủ số tiền thuế của kỳ thuế phát sinh theo mẫu số 01TN- TKTN. Trên cơ sở đó gửi thư nhắc nhở, yêu cầu ĐTNT nộp ngay số tiền thuế còn thiếu vào NSNN theo mẫu số 02TN-TKTN.

Việc gửi thư đôn đốc nhắc nhở nộp thuế được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ sau ngày hết hạn nộp tiền thuế theo qui định.

2. Phạt nộp chậm tiền thuế

Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế thực hiện tính phạt nộp chậm như sau:

- Tính phạt nộp chậm đối với các ĐTNT có số tiền thuế phải nộp quá hạn theo quy định. Việc tính phạt nộp chậm được thực hiện từng tháng đối với tất cả các khoản nợ kể từ ngày hết hạn nộp tiền thuế theo qui định cho đến khi ĐTNT nộp hết tiền thuế vào NSNN hoặc được xử lý thu theo qui định tại điểm 8 qui trình này.

- Ban hành quyết định phạt nộp chậm tiền thuế và thông báo số tiền phạt chậm nộp cho ĐTNT và yêu cầu ĐTNT nộp ngay số tiền phạt vào NSNN theo mẫu số 03TN-TKTN trước ngày 10 hàng tháng.

3. Lập các báo cáo về các ĐTNT còn nợ thuế

Trong vòng 5 ngày đầu của tháng đầu quý sau, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải lập các báo cáo về ĐTNT còn nợ thuế đối với những khoản nợ từ 1 tháng trở lên tính đến ngày đầu quý để xem xét đánh giá tình trạng nợ của doanh nghiệp. Các báo cáo gồm:

+ Báo cáo chi tiết tình hình nợ thuế của ĐTNT trong kỳ theo mẫu số 04TN-TKTN: Báo cáo thể hiện từng ĐTNT còn nợ thuế chi tiết theo từng khoản nợ kết hợp với tuổi nợ của từng kỳ kê khai thuế, đồng thời thể hiện tổng hợp tổng số thuế còn nợ của ĐTNT đến kỳ lập báo cáo theo từng sắc thuế.

+ Thống kê tình hình nợ thuế theo mức nợ theo mẫu số 05TN-TKTN: Tình hình ĐTNT nợ thuế được tổng hợp theo mức thuế còn nợ của từng kỳ kê khai thuế theo từng sắc thuế như sau:

    - Số tiền thuế còn nợ dưới 50 triệu đồng.

    - Số tiền thuế còn nợ từ 50 triệu đồng đến dưới 150 triệu đồng.

    - Số tiền thuế còn nợ từ 150 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng.

    - Số tiền thuế còn nợ từ 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng.

    - Số tiền thuế còn từ 1 tỷ đồng trở lên.

+ Thống kê tình hình nợ thuế theo tuổi nợ theo mẫu số 06TN-TKTN: Tình hình ĐTNT còn nợ thuế được tổng hợp theo tuổi nợ thuế của từng kỳ kê khai thuế theo từng sắc thuế như sau:

    - Số tiền thuế nợ quá hạn từ 1 tháng đến dưới 2 tháng.

    - Số tiền thuế nợ quá hạn từ 2 tháng đến dưới 3 tháng.

    - Số tiền thuế nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng.

    - Số tiền thuế nợ quá hạn từ 6 tháng trở lên.

4. Phân loại các khoản nợ trong kỳ

Sau khi lập các danh sách về tình trạng nợ của ĐTNT, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải tiến hành phân loại nợ theo nguyên nhân (lý do) nợ thuế theo mẫu số 07TN-TKTN và theo các nguyên nhân sau:

- Các khoản nợ thông thường.          

- Các khoản nợ đang có khiếu nại.

- Các khoản nợ đang bị khởi tố.

- Các khoản nợ do giải thể phá sản.

- Các khoản nợ do đang được giãn nợ.

- Các khoản nợ do đang được khoanh nợ.

- Các nguyên nhân khác.

5. Lập kế hoạch và phân công cán bộ đôn đốc thu nợ trong kỳ đối với các khoản nợ thông thường

Căn cứ kế hoạch thu nợ chung của ngành và đơn vị trong từng giai đoạn, căn cứ vào kết quả phân loại nợ của từng khoản nợ, căn cứ vào nguồn lực, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lập kế hoạch đôn đốc thu nợ và phân công cán bộ thu nợ đối với các khoản nợ thông thường của ĐTNT trong kỳ theo mẫu số 08TN-TKTN.

Trước ngày 5 hàng tháng, phụ trách Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải rà soát các khoản nợ quá hạn từ 1 tháng trở lên phát sinh mới so với danh sách nợ lập đầu quý, xác định mức tiền thuế còn nợ, lý do nợ thuế để xem xét bổ sung vào kế hoạch thu nợ trong kỳ.

Khi lập kế hoạch đôn đốc thu nợ cần tập trung vào: các khoản nợ có mức nợ và tuổi nợ cao nhằm giảm số thuế còn nợ đọng và hạn chế kéo dài tuổi nợ về sau, các khoản nợ do thanh tra, kiểm tra phát hiện nhằm nâng cao ý thức tuân thủ và nghiêm minh trong việc kê khai thuế của ĐTNT.           

6. Lập nhật ký theo dõi khoản nợ của ĐTNT phải đôn đốc thu

Cán bộ được phân công theo dõi thu nợ phải lập nhật ký theo dõi thu nợ trước khi tiến hành đôn đốc thu nợ theo mẫu số 09TN-TKTN, bao gồm các thông tin sau:

- Các thông tin chung về ĐTNT: tên, địa chỉ, mã số thuế.

- Thông tin về khoản nợ phải đôn đốc thu: giá trị, loại thuế, tuổi nợ.

- Thông tin về nhật ký đôn đốc thu nợ: nội dung công việc đôn đốc thu nợ có liên quan hàng ngày.

- Thông tin về nộp thuế: thể hiện từng lần, ngày tháng, giá trị của khoản tiền thuế đã được nộp.

Cán bộ thu nợ phải lập nhật ký riêng cho từng khoản nợ và ghi chép tất cả các biện pháp đôn đốc thu đối với khoản nợ vào nhật ký thu nợ ngay sau khi thực hiện biện pháp thu.

7. Thực hiện các biện pháp thu nợ

Căn cứ kế hoạch được lập, Tổ Đôn đốc thu nợ  và cưỡng chế  thực hiện:         

- Tiếp tục thông báo nhắc nộp thuế theo mẫu số 02TN-TKTN đối với khoản nợ của ĐTNT đã được lập kế hoạch phải thu trong kỳ để yêu cầu ĐTNT nộp ngay vào NSNN.

- Thu thập các thông tin về tình hình tài chính, tài khoản tiền gửi và các thông tin có liên quan đến khả năng thu nợ của ĐTNT bổ sung vào Nhật ký theo dõi khoản nợ đã lập. Trên cơ sở Nhật ký theo dõi khoản nợ, xác định lại khả năng nộp thuế, nguyên nhân nợ và xác định các nghiệp vụ thu nợ áp dụng tiếp theo cho phù hợp và hiệu quả.

- Sau khi đã thông báo nhắc nộp thuế đối với khoản nợ phải đôn đốc nộp trong kỳ kế hoạch nhưng ĐTNT vẫn chưa nộp thuế, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế căn cứ vào các thông tin đã thu thập được trong Nhật ký theo dõi khoản nợ để xem xét áp dụng các biện pháp cưỡng chế như:

    + Trích tiền gửi của ĐTNT tại Ngân hàng, Kho bạc, tổ chức tài chính, tín dụng khác (Lập lệnh thu Ngân sách) để nộp thuế, nộp phạt: Trường hợp việc lập lệnh thu Ngân sách không đạt kết quả do Ngân hàng, Kho bạc, tổ chức tài chính, tín dụng nơi ĐTNT mở tài khoản không thực hiện việc trích tiền gửi của ĐTNT để nộp thuế, nộp phạt theo lệnh thu, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế tiến hành lập biên bản để xử phạt vi phạm hành chính đối với Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính tín dụng đó và yêu cầu phải thực hiện lệnh thu theo quy định.

    + Kê biên tài sản theo quy định của pháp luật để đảm bảo thu đủ số thuế, số tiền phạt còn thiếu: trình tự, thủ tục kê biên tài sản thực hiện theo quy định của các văn bản hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế hiện hành.

Trước khi tổ chức kê biên tài sản, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải báo cáo Cục Thuế cụ thể về tình trạng nợ (Mức nợ, tuổi nợ, nguyên nhân nợ) của ĐTNT, tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của ĐTNT (Ngành nghề, lao động, đặc thù riêng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh), tình hình tài chính (Tài sản, tiền vốn...) và đưa ra phương án tổ chức kê biên.

Ngoài ra, còn có thể áp dụng các biện pháp sau đối với ĐTNT không nộp thuế:

    + Đình chỉ sử dụng hoá đơn: Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lập và chuyển danh sách ĐTNT không nộp thuế, nộp phạt sang Phòng quản lý ấn chỉ của Cục thuế để làm thủ tục đình chỉ sử dụng hoá đơn theo quy định.

Thời gian tạm đình chỉ sử dụng hóa đơn tối đa không quá 3 tháng kể từ khi có quyết định tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn của cơ quan Thuế. Nếu vi phạm được khắc phục trong thời gian sớm hơn 3 tháng thì cán bộ theo dõi thu nợ phải lập biên bản để chấm dứt hiệu lực tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn và chuyển cho phòng quản lý ấn chỉ của Cục thuế để tiếp tục bán hoá đơn cho ĐTNT.

    + Thông báo danh sách ĐTNT còn nợ thuế lên phương tiện thông tin đại chúng: Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lập và chuyển cho Tổ Tuyên truyền và hỗ trợ ĐTNT danh sách những ĐTNT không nộp thuế có số thuế nợ lớn, tuổi nợ cao và các nguyên nhân khác cần phải thông báo lên phương tiện thông tin đại chúng.

     + Thông báo cho cơ quan có thẩm quyền đình chỉ hoạt động kinh doanh của ĐTNT.

     +  Chuyển hồ sơ cho cơ quan pháp luật xử lý theo quy định.

8. Theo dõi kết quả thu nợ:

- Hàng tháng, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế thực hiện theo dõi kết quả thu nợ và lập các danh sách sau:

    + Danh sách các ĐTNT đã thu hồi hết số tiền thuế nợ.

    + Danh sách ĐTNT chưa nộp hết số tiền thuế nợ phải chuyển sang kỳ sau để tiếp tục đôn đốc thu nợ.

    + Danh sách ĐTNT tạm dừng các biện pháp đôn đốc thu nợ để theo dõi.

Tổ đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế có thể kết thúc các biện pháp thu đối với khoản nợ khi:

• Khoản nợ đã được ĐTNT tự nguyện hoàn trả đầy đủ.

• Khoản nợ được xoá nợ theo chính sách của Nhà nước.

• Khoản nợ được miễn nộp theo quy định.

• Khoản nợ đã được xử lý bằng hình thức kê biên tài sản để bán đấu giá.

• Khoản nợ đã được thu hồi theo lệnh thu Ngân sách.

• Khoản nợ được xử lý theo bản án đã có hiệu lực của toà án.

- Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải có kế hoạch theo dõi kết quả xử lý cũng như thời hạn cuối cùng phải nộp thuế theo từng khoản nợ để triển khai đôn đốc thu kịp thời hoặc lập hồ sơ báo cáo lên cơ quan thuế cấp trên để xử lý các trường hợp nợ không có khả năng thu được.

9. Chế độ thông tin báo cáo về tình hình tổ chức thu nợ

Định kỳ hàng quý, Tổ Đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế phải lập các báo cáo thống kê tình hình đôn đốc thu nợ tại địa phương, báo cáo phụ trách phòng trình Lãnh đạo Cục duyệt  gửi về Tổng cục Thuế trước ngày 15 tháng đầu quý sau. Các báo cáo bao gồm:

    + Báo cáo tình hình nợ thuế theo mức nợ theo mẫu số 10TN-TKTN.

    + Thống kê tình hình nợ thuế theo tuổi nợ theo mẫu số 11TN-TKTN.

    + Thống kê tình hình nợ thuế theo nguyên nhân nợ theo mẫu 12TN-TKTN.

    + Kết quả đôn đốc thu nợ trong quý theo mẫu số 13TN-TKTN.

10. Lưu trữ hồ sơ.

- Tổ đôn đốc thu nợ và cưỡng chế thuế lưu giữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện đôn đốc thu nợ của ĐTNT như: các mẫu biểu tổng hợp số liệu về đôn đốc nộp thuế, nhật ký thu nợ, hồ sơ thu nợ, báo cáo định kỳ...

- Tổ Xử lý tờ khai và Tổng hợp lưu các thư nhắc nộp tiền thuế, quyết định phạt nộp chậm tiền thuế và Quyết định có liên quan đến cưỡng chế thuế vào hồ sơ của từng ĐTNT.